Nomina
Es una Lista de los nombres de trabajadores que estĆ”n en la plantilla de una empresa o entidad pĆŗblica y cobran un sueldo de ella. El formato estĆ”ndar de una nĆ³mina estĆ” regulado por el cĆ³digo sustantivo del trabajo y se marca una estructura y contenido mĆnimo que se debe respetar en todo caso. El marco normativo que le corresponde aplicar a las micro empresas se encuentra contenido en el anexo 3 del Decreto 2420 del 2015, y lo correspondiente a obligaciones laborales se aborda especĆficamente en el CapĆtulo 11.
Estructura de la Nomina
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Encabezado: Todo documento contable debe contener los datos identificables de la empresa y de dicho documento:
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Razón social o nombre (persona natural)
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Nit o C.c.
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Dirección del establecimiento de trabajo o comercio
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Nombre del documento
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Periodo de liquidación al que corresponde dicha nómina
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Fecha de Pago.
2. Esquema central de dos partes:
Primera Parte:
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Nombres y apellidos
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Documento de identidad
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Cargo
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Días laborados
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Valor devengado
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Deducciones
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Neto pagado
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Firmas y documentos de identidad de los empleados.
Segunda parte
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Aportes a seguridad social: salud, riegos profesionales y fondo de pensiones, caja de compensación.
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Apropiaciones para prestaciones sociales.
3. Lugar de emisión, firma y sello por la empresa, firma del trabajador, firma de quien elabora, revisa y aprueba.
Componentes de la Nomina
La nomina estĆ” compuesta por tres partes; el devengado, las deducciones y las apropiaciones.
1. El devengado, es el valor total de ingresos que obtiene un empleado en el mes o en la quincena. Este valor estƔ compuesto por el salario bƔsico, horas extras recargos, comisiones, auxilio de transporte, etc.
2. Las deducciones son los valores que se le descuenta de la nĆ³mina al trabajador. Entre estos valor se tienen los aportes a salud y pensiĆ³n que el corresponden al empleado. Las libranzas, los embargos judiciales, fondo de solidaridad pensional cuando fuere el caso, la retenciĆ³n en la fuente si hubiere lugar a ello, y cualquier otro descuento autorizado por el empleado. (La ley explĆcitamente aclara que no se puede hacer ninguna deducciĆ³n sin la plena autorizaciĆ³n del empleado).
3. Las apropiaciones, son los valores que la empresa deba pagar, como es la salud y pensiĆ³n en el porcentaje que el corresponde, riesgos profesionales, los aportes parafiscales (Sena, Cajas de compensaciĆ³n y el Instituto de bienestar familiar), las prestaciones sociales (Prima de servicios, cesantĆas, intereses sobre cesantĆas, vacaciones).
Se llama apropiaciones porque a diferencia del devengado que debe pagarse al finalizar el mes, las apropiaciones se pagan en los primeros dĆas del siguiente mes o un aƱo despuĆ©s dependiendo del concepto, por lo que se deben apropiar (provisionar) para poder contar con los recursos suficientes a la hora de tener que pagar esos valores.
Encontraras toda la informaciĆ³n en el CĆ³digo Sustantivo del trabajo y en la ley 100/93 para el sistema de seguridad social integral.
RelaciĆ³n Laboral
Una relaciĆ³n laboral es aquella relaciĆ³n contractual entre una empresa o persona llamada empleador y una persona natural llamada trabajador o empleado, relaciĆ³n mediante la cual el trabajador pone a disposiciĆ³n del empleador su capacidad fĆsica e intelectual para desarrollar una actividad determinada.
Una relaciĆ³n laboral se configura en el momento en que se presentan tres elementos inconfundibles que son: SubordinaciĆ³n, RemuneraciĆ³n y PrestaciĆ³n personal del servicio.
El contrato de trabajo es un formalismo en el cual se pactan ciertas condiciones pero que en ningĆŗn momento afectan la relaciĆ³n laboral, toda vez que esta se da por sĆ misma como consecuencia de la existencia de una realidad en la que se configuren los famosos tres elementos previamente mencionados.
Contratos Laborales
Contrato a TĆ©rmino Fijo
Tiene una duraciĆ³n entre un dĆa y tres aƱos y puede ser renovado hasta por tres veces su permanencia. El empleado goza de todas las prestaciones sociales establecidas por la ley (cesantĆas, vacaciones y primas) y para su finalizaciĆ³n es necesario un preaviso de 30 dĆas. La vinculaciĆ³n puede ser directamente con la empresa o a travĆ©s de terceros, entidades conocidas como temporales.
Contrato a tƩrmino indefinido
No tiene fecha de terminaciĆ³n establecida. El empleado goza de todas las prestaciones sociales establecidas por la ley y tiene beneficios adicionales como la opciĆ³n de vinculaciĆ³n a cooperativas empresariales y ayudas especiales de acuerdo con cada empresa; con posibilidad de optar por crĆ©ditos y prĆ©stamos entre otros.
Contrato de Obra o labor
Tiene una duraciĆ³n entre un dĆa y tres aƱos y puede ser renovado hasta por tres veces su permanencia. El empleado goza de todas las prestaciones sociales establecidas por la ley (cesantĆas, vacaciones y primas) y para su finalizaciĆ³n es necesario un preaviso de 30 dĆas. La vinculaciĆ³n puede ser directamente con la empresa o a travĆ©s de terceros, entidades conocidas como temporales.
Contrato civil por prestaciĆ³n de servicios
Este tipo de contrato se celebra de manera bilateral entre una empresa y una persona (natural o jurĆdica) especializada en alguna labor especĆfica. La remuneraciĆ³n se acuerda entre las partes y no genera relaciĆ³n laboral ni obliga a la organizaciĆ³n a pagar prestaciones sociales. La duraciĆ³n es igualmente en comĆŗn acuerdo dependiendo del trabajo a realizar.
El Paso a Paso de la Nomina
Devengados
1. Salario: Para empezar con la nomina debemos tener claro los nombres, apellidos y documentos de identidad de nuestros empleados que podemos encontrar en el contrato laboral, igualmente con el salario pactado directamente relacionado con su cargo en la empresa.
2. Salario BĆ”sico: El salario bĆ”sico se realiza con los dĆas laborados por el empleado. Tomamos el salario y lo dividimos por los 30 dĆas del periodo, luego lo multiplicamos por los dĆas laborados.
3. Auxilio de transporte: Todo empleado que devengue mensualmente menos de dos salarios mĆnimos tiene derecho a recibir, ademĆ”s de su salario, un valor adicional por este concepto. Para el aƱo 2016 es de $77.700 (La cuantĆa la determina el ministerio de trabajo durante los Ćŗltimos dĆas del aƱo).
4. Horas extras: Para contabilizar las horas extras necesitamos saber cuĆ”l es la RemuneraciĆ³n trabajo ordinario y suplementario, que se expresa de la siguiente manera;
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Jornada Ordinaria: La jornada ordinaria de trabajo es la que convengan las partes, o a falta de convenio, la mƔxima legal.
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Jornada MĆ”xima: La duraciĆ³n mĆ”xima legal de la jornada de trabajo es de 8 horas al dĆa y 48 a la semana. La jornada de trabajo del menor entre 12 y 14 aƱos, 4 horas diarias y 24 semanales; entre 14 y 16 aƱos, 6 horas diarias y 36 semanales.
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Trabajo diurno y nocturno: El trabajo diurno estĆ” comprendido entre las 6 a.m. y las 10 p.m.; el trabajo nocturno estĆ” comprometido entre las 10 p.m. y las 6 a.m.
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Descanso el dĆa sĆ”bado: Para el descanso el dĆa sĆ”bado pueden repartirse las 48 horas semanales de trabajo ampliando la jornada ordinaria hasta por 2 horas, por acuerdo entre las partes, pero con el fin exclusivo de permitir a los trabajadores el descanso durante todo el sĆ”bado.
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Trabajo extra: Trabajo suplementario o de horas extras es el que excede de la jornada ordinaria y en todo caso el que excede la jornada mƔxima legal.
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LĆmite trabajo extra: En ningĆŗn caso las horas extras de trabajo, diurnas o nocturnas, podrĆ”n exceder de 2 horas diarias y 12 semanales, cuando la jornada de trabajo se ampliĆ© por acuerdo entre empleadores y trabajadores a 10.
Conociendo de antemano esta informaciĆ³n, ahora aplicaremos las formulas para los respectivos recargos por trabajo nocturno, suplementario y descansos remunerados;
Deducciones
1. Sistema de seguridad social: En este Ćtem relacionamos las entidades en las que estĆ”n obligados los empleadores a afiliar a todos sus trabajadores, como son;
2. Para el resto de deducciones podemos incluir cooperativas, libranzas, etc. como descuentos aprobados por el empleado.
Apropiaciones
Son pagos que tiene que hacer la empresa buscando el IBC (Ingreso base de cotizaciĆ³n) restando al total devengados el auxilio de transporte.
Los porcentajes para trabajar son los que le corresponde a la empresa en la parte de arriba.